החשיבות של חיפוש עובדים בצורה מקצועית

תהליך מקצועי של חיפוש עובדים יכול לחסוך עבור המעסיק זמן, כסף וטרחה. בפועל, רמת המקצועיות של התהליך נמדדת במשך הזמן שעובר מהרגע שבו המעסיק מחליט לגייס עובדים ועד שהם מתחילים לעבוד ומוטמעים בחברה.

ככל שמשך הזמן הזה יהיה קצר יותר, כך ניתן יהיה להצביע על התהליך כאפקטיבי ומקצועי. מנגד, תהליך שאינו מקצועי יגרום לבזבוז משאבים ועלול לגרור את העסק לסחרחורת של הפסדים ונזקים כספיים ואחרים.

למה ומתי גיוס עובדים לא נעשה בצורה מקצועית?

הבעיה היא שגם מעסיקים שמבינים את החשיבות של גיוס עובדים טובים לא תמיד יודעים מה לעשות על מנת לייעל את התהליך. כתוצאה מכך, המון מעסיקים מעדיפים למשל לוותר על חיפוש עובדים בפלטפורמות חדשות לטובת אמצעי תקשורת מסורתיים. למרות היתרונות של מודעות דרושים בעיתונות הכתובה ובתקשורת המשודרת, סביר להניח שרק שילוב בין זרועות הגיוס יביא לתוצאות המבוקשות.

בנוסף, מעסיקים שלא מחפשים עובדים בצורה מקצועית עלולים להגיע למצב שבו המוניטין שלהם נפגע. אם למשל לקוחות יוצרים קשר עם העסק אבל אין מי שיענה להם, הם כבר לא יחזרו להזמין ממנו את המוצר והשירות. במקרים אלו משתלם יותר למעסיק להפנות משאבים ספציפיים לנושא, מאשר להסכים להמשיך את הפעילות בלי אנשי מקצוע שמאיישים את התפקידים החשובים.

במילים אחרות, גיוס עובדים לא נעשה בצורה מקצועית כאשר המעסיקים עצמם לא מייחסים לו את החשיבות הרצויה. זה אולי נשמע מוזר ויוצא דופן, אך חדשות לבקרים אנו שומעים על מעסיקים שלא הצליחו לגייס עובדים ועל כאלה שוויתרו באמצע התהליך. מצד שני, יש מה לעשות על מנת לייעל את התהליך של חיפוש עובדים והאמת היא שרק צריך לשמור על מספר כללי מפתח.

כללים שכדאי להיעזר בהם במהלך חיפוש עובדים

הכלל המרכזי בתהליך הוא להישאר עם אצבע על הדופק ולפרסם את מודעות הדרושים באפיקים הרלוונטיים. בהקשר הזה יש גם להזכיר שוב את ההבדלים בין גיוס עובדים לתפקידים זוטרים לתפקידים בכירים, כמו גם את המשמעות של חיפוש ספציפי של צעירים או מבוגרים. היות וכל קהל יעד נמצא במקום מעט אחר, פרסום של מודעות הדרושים באפיקים המתאימים הוא תנאי לגיוס מהיר ומוצלח.

מעבר לכך, רצוי לשלב בין סוגים שונים של אמצעי גיוס וחיפוש עובדים. כיום כבר אי אפשר להסתפק במודעות דרושים בלבד וגם השיטה של "חבר מביא חבר" לא מצליחה לעמוד בעומס ובביקוש. הפתרון הוא לחשוב מחוץ לקופסא, להיעזר במאגרי דרושים ולקבל פרטים בזמן אמת על מועמדים שמסוגלים לענות על תנאי הקבלה.

כמו כן, משך הזמן שעובר מהרגע שבו המעסיק מתחיל לגייס עובדים ועד שהם מתחילים לעמוד תלוי בתהליך ההכשרה והסינון שלו. הכי קל להפנות אצבע מאשימה כלפי הפלטפורמות שבהן משתמשים על מנת לבצע חיפוש עובדים, בעוד בפועל המעסיק הוא זה שאמור לזמן את המועמד לראיון עבודה ולהכשיר אותו. אם מעסיקים יקפידו לייעל את תהליך הגיוס וההכשרה, סביר להניח שהם יצליחו גם לקצר את תהליך החפיפה ולדאוג שרק העובדים הטובים ביותר יגיעו אל נקודת הסיום.

הקצאת אחראי לנושא של גיוס עובדים בארגון

ברוב הארגונים אין גוף שאחראי בצורה מסודרת על הנושא. לצד מחלקות משאבי אנוש שאחראיות לקבל אליהן את קורות החיים, לזמן את המועמדים הרלוונטיים לראיון ולאחר מכן להעביר אותם את תהליכי הבירוקרטיה והרישום, כמעט ואין באף מקום עבודה מישהו שאחראי על הגיוס בלבד. זו בפועל טעות קשה של עסקים קטנים, בינוניים וגדולים והיא עלולה להוריד לטמיון השקעה כספית בתהליך של חיפוש עובדים בכירים או זוטרים.

המצב בפועל היא שתהליכי גיוס עובדים מבוצעים בצורה נפרדת על ידי כל מחלקה. כך נוצר מצב שבו נציגי מחלקה לוקחים על עצמם אחריות מוגבלת לפרסם את המודעות, לקבל את הפניות ולסנן בין המועמדים. לחילופין, יש ארגונים שמשתמשים בשירותי גיוס חיצוניים– כמו למשל בשירותי חברות השמה וכוח אדם. לצד יתרונות של שירות כזה, בארגונים עצמם חייבים להישאר עם אצבע על הדופק ולא לוותר לגמרי על נטילת אחריות.

אז מה עושים? הנה כמה הצעות

ההצעה הפרקטית ביותר עבור ארגונים שרוצים לייעל את התהליך של גיוס עובדים היא להקצות עבור הנושא מישהו שיהיה אחראי לכך. כמובן שיש לסייג את ההצעה הזו ולהזכיר שהיא מתאימה בעיקר לארגונים גדולים, אך רצוי לשקול אותה גם בחברות קטנות יותר וזאת בשל היתרונות הרבים שאותם היא מעלה.

הקצאת אדם או מחלקה לנושא הגיוס בלבד משתלם מאוד עבור הארגון. ראשית, כאשר יש רק גורם אחר שאחראי על הנושא של חיפוש עובדים, קיים סיכוי גבוה לצבירת ניסיון. בניסיון הזה אפשר להשתמש לגיוס כל סוגי העובדים, לבחירת מסלולים נכונים ולהתמודדות עם מקרים שבהם נשלחים יותר מדי קורות חיים. למעשה, עצם הקצאת העובד גורמת לעסק ללמוד מהטעויות ומייצרת זיכרון ארגוני שבו החברה משתמשת כדי לגייס עובדים עכשיו ובעתיד.

שנית, הקצאת אחראי לנושא מאפשרת למנהלים לדעת למי לפנות כאשר הם רוצים לערוך שינוי. אם אין מישהו אחד שלוקח על עצמו את האחריות עבור גיוס עובדים לכל המחלקות של הארגון, המנהלים עצמם עלולים להתקשות לעקוב אחר המתרחש. זה גורם לעיתים קרובות לעבודה כפולה ולבזבוז של כספים.

על אף האמור לעיל, בהקצאת אדם שיהיה אחראי לנושא של חיפוש עובדים בארגון יש גם חסרונות. החיסרון הבולט בארגונים גדולים הוא שאדם כזה בדרך כלל לא יכיר את כל המחלקות בחברה, מה גם שיעבור זמן מהרגע שבו במחלקה מסוימת יחליטו שהם רוצים לגייס עובדים חדשים ועד שהפעולה עצמה תצא לדרך. לכן, כדי להתגבר על זה צריך להקפיד על שיתוף פעולה ושקיפות בין המחלקות והגורמים.

פתרונות עבור עסקים קטנים

בעסקים קטנים יהיו אלה המנהלים הבכירים או לפעמים אפילו הבעלים שייקחו על עצמם את האחריות. למעט מקרים נדירים שבהם עובדים אחרים מגייסים אנשים בשיטת "חבר מביא חבר", המנהל הוא לרוב האדם שיודע איזה עובדים העסק צריך ואיפה לפרסם את מודעות הדרושים.

הפתרון המומלץ לעסקים קטנים הוא להמשיך לנסות לצבור ניסיון ארגוני. כך המנהלים יכולים ללמוד מניסיון העבר ולשקול היטב כיצד לבצע גיוס עובדים בצורה כמה שיותר יעילה וחסכונית בזמן.