למעסיקים - חשוב לדעת כיצד להתכונן לראיון עבודה

הכנה נכונה מצדכם לראיון העבודה יכולה לשפר משמעותית את הליך גיוס העובדים בחברה.

מעסיקים רבים, גם כאלה שמשקיעים בתהליך גיוס העובדים ומודעים לחשיבותו אינם מתכוננים כראוי לראיון העבודה וחבל. ראיון העבודה מהווה את המפגש הראשוני בין העובד למעביד הפוטנציאלי, כמו 'דייט ראשון' והוא מהווה את חוליה חשובה, אולי החוליה החשובה ביותר, בתהליך הגיוס. הכנה ראויה לראיונות עבודה אלו יכולה לייעל ולשפר את הליך הגיוס כולו ולקיים את מטרתו – לבחור למעסיק את העובד המתאים לו ביותר.

ישנם מספר צעדים שאנו ממליצים לקיים כאשר אנחנו, כמעסיקים, מתכוננים לראיונות עבודה. ראשית – יש להתכונן לראיונות! הדבר נכון גם אם אנחנו מעסיקים עובדים כבר שנים רבות ובעלי וותק רב בגיוס, עד שאנחנו מבצעים ראיונות ומתכוננים אליהם באופן כמעט אינטואיטיבי וגם נכון שבעתיים אם אין לנו ניסיון בגיוס עובדים, או ניסיון חלקי בלבד ויש לנו 'מלא דברים יותר חשובים עכשיו על הראש...'.
הכנה לראיונות נשמעת כצעד מובן מאליו, אך מעסיקים רבים נוטים לדלג עליו ולא להשקיע בו את הזמן, המאמץ הראוי, המחשבה המתאימה ותשומת הלב הראויה.

אז איך מתכוננים? את שלושת השלבים הראשונים היינו אמורים לבצע עוד קודם. אם לא ביצענו אותם, יש לחזור ולבצע אותם ולא לוותר עליהם בשום אופן.

השלב הראשון בגיוס הוא להבין מה אנחנו מחפשים, מעבר להגדרה הראשונה שעולה לנו לראש, ממש לשבת על המחשב, או עם דף ועט ולכתוב בפשטות את הגדרת התפקיד, פירוט המשרה, הדרישות שלנו מן המעומד (אגב הדרישות, כדאי לדרג אותן על פי סדר העדיפויות ולחשוב אילו דרישות הכרחיות מבחינתנו ועל איזה ניתן לוותר) והתנאים אותם אנחנו מוכנים לתת בתמורה.

השלב השני הוא בחירת אמצעי הגיוס המתאים. חשוב שאמצעי הגיוס אליו אנחנו פונים יפנה אלינו את מקסימום המועמדים בזמן הקצר ביותר, שכן אם יעבור זמן רב עד שנקבל את המועמדים המתאימים, בינתיים חוסר העובדים או הימצאותם של עובדים לא מתאימים גורם לנזקים וגם קיים הסיכוי שאנחנו כמעסיקים, מתוך אותו לחץ שגורם המחסור בעובדים, נעשה טעות ונתפשר על העובדים שאנחנו מקבלים.
עניין חשוב נוסף הוא לשים לב שאמצעי הגיוס שלנו לא יעמיס עלינו קורות חיים ופניות רבות של מועמדים לא רלוונטיים, כאלה שאינם מחפשים עבודה יותר, לא מחפשים עבודה בתחום בכלל וכולי, מה שבסופו של דבר גרם לנו, המעסיקים, בזבוז של זמן, כסף, אנרגיות ומשאבים, דברים שגם כך לנו, כמעסיקים, אין אף פעם עודף מהם.

השלב השלישי היה אמור להיות לזמן טלפונית את המועמדים בצורה נכונה, כך שהמזמין יגרום למועמדים הרלוונטיים להגיע לראיון ומצד שני ינסה לצמצם הגעה לראיונות של אנשים שמראש לא יהיו רלוונטיים. הזימון הטלפוני חשוב מאוד ועליו לבד ניתן לכתוב חוברות שלמות. בגדול, יש להקדיש לו תשומת לב, יש לשים לב שהמזמין מכיר את המשרה, הצרכים שלה ואת הדרישות שלה וכן את התנאים שאנחנו מוכנים לתת לעובד, כך, למשל, אין סיבה להבטיח למועמדים משכורות גבוהות בזימון הטלפוני אם אנחנו לא נותנים כאלה, כך יגיעו מראש מועמדים שמצפים למשכורת גבוהה, מבינים בראיון (או יותר גרוע, עם תחילת העבודה) שהמשכורת נמוכה הרבה יותר ממה שהם חושבים ואז מוותרים על המשרה, אחרי שבזבזנו גם את זמנם וגם את זמנו של המראיין.

חשוב להבין שהעיקר הוא לא לזמן מקסימום מועמדים כל האפשר, אלא מקסימום מועמדים מסוננים ורלוונטיים למשרה, על מנת להגביר את האפקטיביות של הראיונות. צריך לוודא שהמזמן שלנו הופך את הזימון לראיון טלפוני שמראש יסנן לנו חלק מהמועמדים, למשל, כדאי שהוא יבדוק שיש למועמד את הניסיון המבוקש, שהיקף המשרה, השעות, הדרישות וכולי מתאימים לעובד מראש ושהוא עומד בדרישות הסף שהצבנו. אל חשש, יהיה לנו עוד הרבה מה לבדוק בראיון. המראיין הטלפוני חייב להיות נעים וברור ולשדר למועמדים הפוטנציאליים מה שתרצו לשדר להם.

ברוב המקומות נהוג לתת למועמד הממתין לראיון שאלון הכנה, בו הוא מתבקש למלא את פרטיו האישיים, לענות על שאלות החשובות למעסיק, כמו למשל, אם יש לו עבר פלילי, או שאלות אחרות הרלוונטיות למשרה, החל מקורסים וידע מקצועי במשרות מסויימות ועד לעבירות תנועה במשרות אחרות. מקובל לבקש מהעובד למלא כמה פרטים על עצמו ולמלא את שמותיהם ופרטיהם של הממליצים לעובד.

אגב ממליצים, תמיד מומלץ לקחת מהמעומד את פרטי המעסיק האחרון (שימו לב, לא הממליצים, כי אם מעסיק אחרון), על מנת שנוכל לפנות אליו, לקבל את חוות דעתו על העובד , לבדוק מדוע הסתיימה ההתקשרות ולוודא ולתקף את הדברים שאמר לנו העובד בראיון. שימו לב כי פעמים רבות מעסיקים או ממליצים בכלל נמנעים מלומר דברים שליליים על העובד, מכל מיני סיבות וצריך לשאול את השאלות הנכונות, 'למשוך אותם בלשון' אם צריך, ולהבין מה הם לא אומרים.

ניתן להתחיל לבחון את העובד עוד מרגע הגעתו למשרד ועוד בזמן ההמתנה שלו. אצלנו, למשל נהוג לבקש מפקידת הקבלה לציין על גבי טופס הכניסה לראיון את השעה בה הוזמן העובד לראיון ואת השעה בה הוא הגיע. הפער ביניהם מעיד על איכותו ונכונותו של העובד.
לעובד שמאחר לראיון העבודה העבודה, ודאי לכזה שלא מתקשר ומתנצל על האיחור, קיימים סיכויים פחותים בהרבה, בלשון המעטה, להתקבל לעבודה. עובד שמקדים להגיע לראיון העבודה מראה על יותר רצינות ונכונות לעבודה. פקידת הקבלה יכלה להוות כלי מצויין להתרשם מן העובד עוד בטרם כניסתו. מה הוא עושה בזמן ההמתנה? כיצד הוא מתנהג? איזה שאלות הוא שואל? איזה רושם הוא עושה עליה? פקידות קבלה רבות (ופקידי, אנו מנסחים זאת בלשון נקבה מטעמי נוחות בלבד, כמובן), במיוחד כאלה בעלות ניסיון רב בקבלת עובדים לראיונות מפתחות 'חוש ריח' על העובד ויודעות לומר מראש אם המראיין יקבל את העובד או לא, חוות דעתה של פקידת הקבלה יכולה לתת לנו כלי משלים לחוות הדעת על העובד.

עוד עניין שחשוב לתת עליו את הדעת כאשר מתכוננים לראיון העבודה הוא להבין מה אנחנו רוצים לדעת על העובד ומה מעניין אותנו לגביו. כך נוכל לשלוט בראיון ולא לתת לראיון 'לזרום' לכל מיני כיוונים שאינם בשליטתנו. כדאי ומומלץ להכין לנו מראש רשימת שאלות רלוונטיות בכתב, על מנת שלא 'נתקע'. עוד מומלץ, לפני כניסת המועמד לחדר, לעבור על קורות החיים שלו ולסמן לנו נושאים שאנחנו רוצים ללבן עמו ושאלות שעלו לנו מתוך קריאת קורות החיים שלו. למי שאינו בקיא ישנן מספר שאלות שנהוג לשאול עובדים בראיונות, מלבד 'ספר לי על עצמך'.
שאלות לדוגמא:

• מדוע סיימת את מקום העבודה הקודם? אגב, זוהי שאלה חשובה מאוד, אם המועמד היה כזה מצויין בתפקידו כפי שהוא מבקש לצייר זאת בראיון, סביר להניח שהוא לא היה ממהר לעזוב או שלא היו ממהרים להעזיבו, גם אם הוא טוען שהעזיבה היא עקב קיצוצים, למשל.

• מה היה התפקיד שביצעת? לאילו יעדים והישגים הגעת בתפקיד זה?

• איך היה מקום העבודה הקודם? שימו לב, עובדים לויאלים יהססו לדבר רעות על מקום העבודה הקודם, גם לאחר עזיבתו.

• מי היו לקוחות לדוגמא או ספקים לדוגמא שעבדת מולם? שאלה זאת נשאלת על מנת שנוכל לפנות גם אליהם לקבל חוות דעת.

• היכן אתה רואה את עצמך עוד 5 שנים?

• למה אתה מעוניין בעבודה הזאת?

• מה הן ציפיות השכר שלך? מה הציפות מהמשרה? מה חשוב לך במקום העבודה?

• אם אני אתקשר למעסיק האחרון שלך, מה הם יגידו עלייך?

• נניח ו... (מציבים תרחיש לדוגמא ובודקים כיצד המועמד מטפל בו)

* זוהי רשימה חלקית בלבד, ניתן לפנות למשרדנו על מנת לקבל רשימת שאלות מקיפה יותר בה תוכלו להיעזר בראיון.

כמו כן, חשוב מאוד לשאול שאלות מקצועיות הבוחנות את המקצועיות שלו בענף.
כחלק מההכנה לראיון העבודה, חשוב גם להחליט עם עצמנו איזה פרטים נרצה לתת, המלצתנו, אגב, היא לתת את מירב הפרטים האפשריים ולהיזהר משיווק יתר למשרה, שלא ליצור אצל המועמד ציפיות מוגזמות, כאלה שייתנפצו לו כאשר יתחיל לעבוד ואז סתם בזבזנו זמן ואנרגיות על קליטת מועמד לא מתאים.

כאשר מתכוננים לראיון עבודה חשוב לשים לב למשרד שלנו, מה הוא משדר ולשים לב שהוא משדר באמת מה שרצינו שישדר, באם מדובר ביוקרה, חמימות, חדשנות או ביתיות, חשוב שאנחנו נשלוט על הרושם שמתקבל אצל העובד, תמיד עדיף לראיין, כמובן, במשרד נקי ומסודר, משרד ממותג כראוי, שיש בו אווירה טובה כפי שאנחנו רוצים ליצור. את הסיור במחלקה, אגב, כדאי לקיים דווקא לפני הראיון ולא לאחר סיומו, כפי שרוב המראיינים נוטים לעשות, על מנת שנוכל לוודא במהלך הראיון שסביבת העבודה אכן מתאימה למועמד.

באם אנחנו מעוניינים בגיוס דיסקרטי, כדאי ומומלץ לקיים את הראיונות מחוץ לשעות העבודה כאשר העובד 'המוחלף' איננו, כמובן, אך גם עובדים אחרים אינם, מלבד אלא שאתם סומכים עליהם מראש. הרבה מועמדים לא שומרים על הדיסקרטיות הנדרשת וכשהחדשות על ההחלפה מתחילות להתפשט במשרד והדיסקרטיות נפגמת, הנזקים עלולים להיות גדולים.

החלטה מקדימה נוספת שכרוכה בהכנה ראיון העבודה היא האם אנחנו מעוניינים לבצע ראיון בודד או שאנחנו רוצים לגבות אותו עם ראיון שני נוסף, אצל מראיין נוסף, או על ידי מרכז הערכה מקצועי. אם התפקיד חשוב ובדרך כלל רוב התפקידים הם כאלה, אנחנו בהחלט ממליצים לעשות כן.

מאת מאיר ישי, מנכ"ל צוות יועצי הגיוס של ג'וב נינג'ה ישמח לעמוד לרשותכם לצורך הכוונה ויייעוץ מקצועי. לפרטים נוספים, חייגו 03-6207373.